Voorheen werd de shiftoverdracht binnen de productieafdeling bijgehouden in Excel-bestanden. Dit maakte de opvolging van problemen lastig en leidde tot inconsistent gebruik van terminologie rond machines en productielijnen.

Om deze uitdagingen aan te pakken, Heb ik een op maat gemaakte Access-applicatie ontwikkeld voor het registreren van de shiftoverdracht. Op lijnniveau kunnen hierin problemen, tijdsverliezen, statussen en geplande acties op een gestructureerde manier worden genoteerd.

Voor gemelde problemen is een opvolgsysteem geïntegreerd, gebaseerd op lean-methodologie en teamwork. Hiermee kunnen productieproblemen en machinefalingen efficiënt worden opgevolgd in samenwerking met ondersteunende teams, waarbij duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen urgente, uit te stellen of reeds opgeloste problemen.

Een gebruiksvriendelijke zoekfunctie maakt het mogelijk om snel op te zoeken hoe vergelijkbare situaties in het verleden zijn aangepakt.

Dankzij de input van alle betrokken partijen is deze Access-toepassing uitgegroeid tot een waardevolle, gebruiksvriendelijke tool voor de productieafdeling, waarbij informatie op een uniforme en transparante manier wordt gelogd en opgevolgd.

Bij het plannen van preventief onderhoud aan de productielijnen worden verschillende interne en externe partijen betrokken. Dit maakte het essentieel om een helder en werkbaar dagoverzicht te hebben, zodat de planning realistisch en haalbaar blijft.

Om dit proces te ondersteunen, heb ik een Excel-tool ontwikkeld met behulp van macro’s. Via een gebruiksvriendelijk formulier kunnen alle noodzakelijke taken eenvoudig worden ingepland. Dankzij een geïntegreerde, klikbare kalender in een worksheet krijgt de planner in één oogopslag zicht op de geplande taken per dag.

De ontwikkeling van deze tool gebeurde in nauwe samenwerking met de planner, om optimaal aan te sluiten bij de operationele noden.

Het resultaat is een praktische en efficiënte oplossing die het plannen van preventief onderhoud sterk vereenvoudigt en structureert.

Tijdens preventief onderhoud voerden operatoren van de afdeling verschillende taken uit. Voorheen werden deze taken handmatig op een whiteboard genoteerd en verwijderd zodra ze waren afgewerkt. In de praktijk leidde dit echter regelmatig tot verwarring: taken werden per ongeluk verwijderd vóór uitvoering of vergeten door onverwachte omstandigheden op de werkvloer.

Om deze problematiek aan te pakken, werd mij gevraagd een digitale tool te ontwikkelen die het volledige proces beter structureert. De oplossing werd gebouwd in Access en omvat een gebruiksvriendelijke interface die toelaat:

• PM-taken op te lijsten op basis van prioriteit voor een efficiënte onderhoudsplanning
• De status van elke taak op te volgen (open, in uitvoering, afgewerkt) en optie tot extra uitleg te geven
• Verantwoordelijken te koppelen aan specifieke taken
• Een communicatiebord te voorzien voor het doorgeven van vragen en opmerkingen tussen teams
• Onderhoudsperioden zelf te definiëren en te beheren per lijn
• Informatie snel op te zoeken via een intuïtief zoekscherm

Dankzij deze tool zijn tijdens onderhoudsperiodes geen cruciale taken meer over het hoofd gezien. De opvolging verloopt gestructureerd, en alle betrokken teams beschikken over een helder en actueel overzicht van uit te voeren en reeds voltooide taken. Dit heeft geleid tot een vlottere samenwerking en verhoogde betrouwbaarheid in de uitvoering van het preventieve onderhoud.

Hoewel de trainingssoftware binnen het bedrijf toeliet om opleidingen te definiëren en op te volgen via statussen en rapporten, ontbrak een duidelijk overzicht van de trainingstatus per team en hun polyvalente inzetbaarheid.

Daarom ontwikkelde ik in Excel ondersteund door macro's en formules, op basis van een periodiek rapport, een gebruiksvriendelijke polyvalentiematrix (PVM). Deze tool toont per team en per persoon in één oogopslag de trainingsstatus via kleurcodes. Extra functies zoals detailweergave per persoon, groepsstatus en automatische updates maken opvolging eenvoudig en efficiënt.

De PVM bleek een waardevolle aanvulling op de bestaande trainingssoftware. Ze wordt gebruikt door:

• Trainingsverantwoordelijken, voor een nauwkeurige opvolging
• Supervisie, bij shiftplanning en inzetbaarheid
• Batch record reviewers, om de actuele trainingstatus snel te verifiëren
• Operatoren, om hun eigen voortgang te volgen en hertrainingen te identificeren
• On-the-job trainers, om trainees gericht te begeleiden
• Management, voor een helder overzicht per afdeling of team

De ontwikkeling van deze tool gebeurde in nauwe samenwerking met de volledige productieafdeling, van operatoren tot managers en is intussen een onmisbaar hulpmiddel geworden voor gestructureerde en transparante trainingopvolging.

Wanneer procedures, werkinstructies of andere officiële documenten geüpdatet werden, moesten alle papieren versies op diverse locaties handmatig vervangen worden. Het naleven van deze richtlijn vereiste van de QA-verantwoordelijke een regelmatige controle via uitgebreide rapporten uit het documentbeheersysteem; een proces dat veel tijd vergde en foutgevoelig was door het manueel samenstellen van overzichten via knip- en plakwerk.

Om dit proces te optimaliseren, ontwikkelde ik op basis van het bestaande rapport een Excel-macro die in 1 seconde automatisch een overzicht genereert van alle locaties waar oude documenten nog aanwezig zijn.

Dankzij deze automatisering is een tijdrovende en manuele taak omgevormd tot een snelle, nauwkeurige en gebruiksvriendelijke controle die met één klik beschikbaar is.